15 mẫu email dịch vụ khách hàng cho người bán TMĐT

Email là điều cần thiết cho mọi tổ chức muốn cung cấp dịch vụ khách hàng đặc biệt. Tuy nhiên, các email chăm sóc khách hàng tốt cần thời gian và nỗ lực từ các đại diện dịch vụ khách hàng của bạn.Phản hồi chính thức giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên chăm sóc khách hàng của bạn và cho phép khách hàng nhanh chóng nhận được các giải pháp mà họ yêu cầu. Các đại diện có thể trả lời các truy vấn và giải quyết các mối quan tâm của khách hàng nhanh hơn khi sử dụng các mẫu thay vì soạn từng email từ đầu. Hơn nữa, dữ liệu từ hơn 10.000 công ty thương mại điện tử cho thấy rằng việc cắt giảm thời gian thanh toán xuống dưới 6 giờ có thể cải thiện tổng doanh thu thêm 2%. Để giúp bạn bắt đầu, đây là hơn 15 mẫu email dịch vụ khách hàng tuyệt vời.<figure class="image"><img src="https://cdn.printway.io/lzi/64fae7a8d0655810e3cb19b9_800x800.png" alt="email marketing"></figure><h2>TẠI SAO BẠN NÊN SỬ DỤNG CÁC MẪU EMAIL DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG</h2>Việc sử dụng biểu mẫu phản hồi cho các email được gửi phổ biến nhất giúp giảm thời gian giải quyết của khách hàng và tăng hiệu quả cho nhân viên hỗ trợ của bạn, những người không phải trả lời email. Nhập từng câu trả lời một lần nữa.<figure class="image"><img src="https://cdn.printway.io/lzi/64fae7b562ea8aa926160923_800x800.png" alt="tại sao nên sử dụng email template"></figure>Hơn nữa, các mẫu (dành cho trò chuyện và email) không cần phải được cá nhân hóa. Mặc dù đại diện có thể bắt đầu bằng biểu mẫu, nhưng họ có thể cá nhân hóa email mẫu bằng cách nhập thông tin khách hàng (chẳng hạn như tên khách hàng) và dữ liệu đặt hàng quan trọng (như số theo dõi đơn hàng).Dưới đây là một số lý do tại sao các mẫu email có thể giúp tất cả người bán Thương mại điện tử làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn.<h3>GIẢM THỜI GIAN PHẢN HỒI ĐẦU TIÊN</h3>Khi khách hàng muốn liên hệ với bạn hoặc nhóm hỗ trợ của bạn, họ muốn có câu trả lời nhanh chóng. Bằng cách định cấu hình trước các mẫu email, bạn có thể giảm thời gian phản hồi, giúp khách hàng bớt lo lắng hơn trong khi bạn nỗ lực giải quyết vấn đề.Ví dụ: bạn có thể gửi mẫu email được tạo sẵn để thông báo cho khách rằng nhóm của bạn đã nhận được tin nhắn và sẽ sớm giải quyết vấn đề của họ.<h3>GIẢM THỜI GIAN GIẢI QUYẾT</h3>Với những vấn đề đơn giản, các mẫu email soạn sẵn được soạn thảo chi tiết, hướng dẫn cụ thể giúp khách hàng có thể nhanh chóng nhận được câu trả lời cho vấn đề của mình. Ví dụ: email mẫu có thể bao gồm liên kết đến mục Frequent Askes Questions hoặc danh sách các vấn đề thường gặp khi khách hàng mua sắm tại cửa hàng của bạn.Khi triển khai mẫu email dành cho vấn đề sẵn dùng này, hãy cố gắng bao gồm tất cả thông tin mà khách có thể tìm thấy để giải quyết các câu hỏi của họ ngay khi họ mở email.<h3>TIẾT KIỆM THỜI GIAN CHO ĐỘI NGŨ DỊCH VỤ CỦA KHÁCH HÀNG</h3>Các mẫu email có sẵn sẽ giúp đội ngũ chăm sóc khách hàng giảm thiểu thời gian xử lý sự cố cho khách hàng. Điều này giúp tăng hiệu quả công việc, nhất là khi bạn thiết lập hệ thống email, SMS, ticket bài bản. Đây là cách để các doanh nghiệp thương mại điện tử lớn có thể vận hành mà không cần phải thuê nhân viên mới.<h3>CUNG CẤP TRẢI NGHIỆM KHÁCH HÀNG TỔNG THỂ TỐT HƠN</h3>Bạn thực hiện toàn bộ quy trình hỗ trợ càng nhanh và dễ dàng thì khách hàng càng ít phải bỏ nhiều công sức. Theo Effortless Experience, 96% người tiêu dùng phải làm việc chăm chỉ để nhận được hỗ trợ cảm thấy không trung thành với thương hiệu sau đó.<h2>MẪU EMAIL HỮU ÍCH HÀNG ĐẦU BẠN NÊN XÂY DỰNG CHO CỬA HÀNG CỦA MÌNH NGAY BÂY GIỜ</h2>Việc trả lời khách hàng dựa trên các mẫu email dựng sẵn sẽ giúp tăng trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng khi sử dụng dịch vụ, sản phẩm của bạn. Nếu doanh nghiệp của bạn dành ít thời gian hơn để trả lời các câu hỏi lặp đi lặp lại, thì bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để làm công việc khác.Dưới đây là một số mẫu email hỗ trợ khách hàng mà bạn có thể tham khảo.<figure class="image"><img src="https://cdn.printway.io/lzi/64fae7ccdcdf08c9fb49077b_800x800.png" alt="mẫu email hiệu quả"></figure><h3>EMAIL CUNG CẤP HỖ TRỢ MỘT CÁCH CHỦ ĐỘNG</h3>Dịch vụ email chủ động bắt đầu trước khi khách hàng gặp sự cố. Email này sẽ được trình bày chi tiết với thông tin phổ biến về khách hàng, email sẽ bao gồm các câu hỏi thường gặp hoặc liên kết đến Trung tâm trợ giúp.<ul><li>Welcome Email</li></ul>Gửi email chào mừng để gửi lời chào đến khách hàng mới của bạn với tư cách là thành viên của cộng đồng, bạn có thể gửi cho khách hàng của mình danh sách Câu hỏi thường gặp hoặc liên kết đến Trung tâm trợ giúp cho phép họ tự trả lời các câu hỏi phổ biến, như chính sách hoàn trả hoặc chi phí vận chuyển.Hi _ Customer NameThanks for (registering for our newsletter, signing in as new customers, first purchase). We're pleased you've joined us, and we're looking forward to assisting wonderful customers like you in any way we can.I realize you've only recently joined us, so I'd like to provide you with some information to help you make the most of your time with us.If you haven't already, check out the Blog link for continuous tutorials, tips, and tales, and follow us on social media!I hope you're already enjoying the product name, but if not, please let me know. Alternatively, you can use our FAQs or knowledge base links to troubleshoot on your own.Please answer this email if you require anything. We're here to help!Best,<h3>GIỚI THIỆU SẢN PHẨM/DỊCH VỤ MỚI</h3>Email là một nơi tuyệt vời để thông báo giới thiệu một kênh hỗ trợ mới. Đó cũng là một lộ trình tuyệt vời để thu hút nhân viên hỗ trợ của bạn làm nguồn lực cho việc ra mắt sản phẩm mới hoặc cung cấp dịch vụ.Hi_Customer NameWe are so thrilled to announce that { product name/ new service)Questions? Reach out to us at {{Phone number, website URL, etc}} and we’ll get back to you ASAP.Looking forward to hearing from you!As with the last announcement, notify customers when you open a Help Center or self-service resource.<h3>THÔNG BÁO CÁC NGUỒN TIN MÀ KHÁCH CÓ THỂ CHỦ ĐỘNG TRA CỨU</h3>Hello, 'Customer name,'Excellent news!We've built a self-service resource with a link to better assist you. You'll find answers to frequently asked questions as well as step-by-step instructions for configuring and troubleshooting our products here.We hope that making this information more available improves your experience — but please do not hesitate to contact us directly if you require further assistance!Thông báo ngừng hoạt động trang web hoặc sản phẩmIf you have a planned outage, a brief email goes a long way toward preventing panicky inquiries. It also allows customers to prepare for an outage, which is especially useful if your website is one they rely on or visit frequently.Hello, Customer First Name,We currently have a service outage for Website / Product / Service. We are actively working to resolve the problem, which we believe is caused by the reason for the outage. We regret the inconvenience and promise to have everything back up and running as soon as possible.For the most recent changes, see the Website / Social media page.Thanks,Thông báo tăng giáHello, Customer First Name,We are adjusting the pricing for products or services to new pricing information beginning on the date.We do not take price hikes lightly, and we understand that this is not the news our consumers want to hear! Given the reasons for the price rise, we believe this is our company's greatest decision and the best method to continue providing the finest product available.We appreciate having you as a customer!>>> Đọc thêm: <a href="https://printway.io/blogs/news/effective-marketing-elements-of-ecommerce-seo-for-2023">Các yếu tố tiếp thị hiệu quả của SEO thương mại điện tử cho năm 2023</a> <h2>CẬP NHẬT TÌNH TRẠNG ĐƠN HÀNG</h2>Khách hàng cần biết đơn đặt hàng của họ sẽ đi đâu sau khi họ mua chúng. Tự động hóa email xác nhận vận chuyển và kết hợp số theo dõi sẽ mang lại trải nghiệm vận chuyển tốt hơn giúp khách hàng không cần phải liên hệ với bạn để nhận thông tin cập nhật.<h3>TRẠNG THÁI ĐƠN HÀNG/VẬN CHUYỂN (ĐƠN HÀNG CỦA TÔI Ở ĐÂU?): CHƯA VẬN CHUYỂN, ĐẶT HÀNG TRƯỚC</h3>Hello, Customer First Name,Thank you for contacting me.It appears that your most recent order (order number of the most recent order from the Date of the most recent order) included a pre-order item. These take a little longer to arrive!Please respond to me if you haven't received a tracking number within the next five days, and I'll look into it.Thank you for your understanding!Đơn đặt hàng hết hàngHello, Customer First Name,We wanted to let you know that your most recent order number is now out of stock. We're doing everything we can to have more in stock as soon as possible, and we apologize for the inconvenience!The good news is that our next shipment should arrive, and you should receive your order within after the item(s) arrive at our warehouse.Thank you for your understanding! We'll take care of you as quickly as possible.<h3>THEO DÕI TRACKING</h3>Hi { Customer First Name},Thanks again for buying/using our (product’s name/ service)! Your order {order name} is scheduled to be delivered!Here is your tracking code: {2)The tracking status might take some days to be updated. Please wait patiently!If you have any questions, we're here to help!Best!<ul><li>Thay đổi/hủy đơn hàng: Hủy và hoàn tiền cho đơn hàng cuối cùng</li></ul>Hi,I've canceled your previous order (order number) and offered a refund. As a reminder, this was for a credit card purchase of a product name ending in the last four digits of the credit card number.The refund can take 3 to 5 days to process and will be credited back to the same card. Please let me know if you don't see this in your account within that timeframe.We are available if you require our assistance.Best,<ul><li>Đơn đặt hàng bị mất</li></ul>A missing order can be made worse if it suggests that it has been delayed. Customers can use this form to request a replacement or a refund.Hi, customer name,Thank you for getting in touch! I'm so sorry to hear you couldn't find the missing package. Rest assured that we will make things right for you.I have two alternatives for you: we can ship you a replacement or issue a complete refund for the order. If you want a replacement order, we kindly request that you provide the shipping address to which the replacement order should be sent. We look forward to hearing from you.Best,>>> Đọc thêm: <a href="https://printway.io/blogs/news/12-ecommerce-marketing-ideas-that-will-grow-your-online-sales">Top 12 ý tưởng Marketing giúp tăng doanh số bán hàng trực tuyến của bạn</a> <h3>TRỢ GIÚP VỀ TRAO ĐỔI, TRẢ LẠI VÀ HỦY SẢN PHẨM</h3>Theo Liên đoàn bán lẻ quốc gia, tỷ lệ hoàn trả hợp lệ cho các giao dịch trực tuyến là 20,8%. Do đó, nhiều khách hàng đang liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng để yêu cầu đổi hoặc trả lại nếu doanh nghiệp trực tuyến không có lộ trình tự phục vụ.Chính sách hoàn trả rõ ràng giúp giảm thắc mắc, thiết lập kỳ vọng rõ ràng khi khách hàng đặt hàng và có thể bảo vệ công ty của bạn khỏi mất quá nhiều thu nhập do trả lại hoặc hoán đổi. Khách hàng phải dễ dàng tiếp cận chính sách của bạn: trong Câu hỏi thường gặp, email xác nhận và quy trình mua hàng. Khi khách hàng yêu cầu thay đổi hoặc trả lại, các mẫu này có thể cung cấp cho bạn sự hỗ trợ tuyệt vời qua email.<h3>YÊU CẦU TRAO ĐỔI BẤT CỨ KHI NÀO CÓ HÀNG</h3>Khách hàng không thể trải nghiệm thực tế một mặt hàng trông như thế nào, cảm nhận kích thước của nó hay chạm vào nó ngay lập tức, đó là lý do tại sao tỷ suất lợi nhuận của các công ty internet trung bình là 20% so với 9% của các doanh nghiệp truyền thống. Hai biểu mẫu bên dưới có thể trợ giúp với các yêu cầu đổi và trả hàng.Hi, the customer's nameThank you for contacting us about your recent order Number of last order. I notice you're interested in exchanging products. We offer exchanges, and I'm pleased to assist you immediately.<h3>CHÍNH SÁCH VÀ THỦ TỤC TRAO ĐỔI</h3>Yêu cầu trả lại/hoàn tiềnHi, customer name,Thank you for getting in touch! We'd be pleased to process a refund for your order that was delivered on the Shipping date of the last order.Please go to our Link to the returns portal and follow the procedures to begin the return process.Please do not hesitate to contact us if you have any questions.Best,<h3>MAIL PHẢN HỒI KHÁCH HÀNG ĐANG GIẬN GIỮ</h3>Những khách hàng không hài lòng, những người đã có trải nghiệm tồi tệ, mong đợi một phản hồi email nhanh chóng và tử tế. Các email mẫu sau đây sẽ giúp thiết lập nhóm của bạn để hỗ trợ những khách hàng này bằng sự đồng cảm.<ul><li>Thất vọng chung với sản phẩm</li></ul>Hi, customer name,Thank you for contacting us and informing us about your experience with us. This does not meet our standards, and I have informed our team that it will not happen again.To get this right, I have Insert policy: refund, extra credit, ship replacement, etc.We appreciate your business and apologize for any inconvenience this has caused.Please let me know if there is anything else I can do for you.Best,<ul><li>Chuyển những khách hàng tức giận đến hỗ trợ kỹ thuật nhiều hơn</li></ul>Hello, Customer First Name,Thank you for contacting us and informing us about your experience with us. This is not up to our standards, and I've informed our team that it doesn't happen again.In this email, I copied the technical agent's first name. They will be able to determine what occurred here and guarantee that we remedy the situation for you.Current agent's first nameBest,<h2>EMAIL PHỤC VỤ BÁN HÀNG</h2>Mặc dù email dịch vụ khách hàng không phải là email tiếp thị nhưng bạn có thể thúc đẩy doanh số bán hàng trong khi tương tác với khách hàng. Bởi vì nó trực tiếp, dựa trên bất kỳ ngữ cảnh nào từ toàn bộ cuộc trò chuyện và có thể được cá nhân hóa theo nhu cầu cụ thể của người tiêu dùng, một thông điệp cá nhân ở cuối trải nghiệm dịch vụ khách hàng thú vị có thể quan trọng hơn một chiến dịch tiếp thị qua email hàng loạt.<h3>SẢN PHẨM RA MẮT CHO MỘT NHÓM KHÁCH HÀNG VIP</h3>Massive advertising, testing the reception of a new item, verifying product fit for the market, or gathering useful input from a smaller group of customers before releasing the product to the general public.Hello, Customer Name!We've been working on a new product type for a long time and can't wait to share it with the public. We wanted to provide you with the option to acquire this product before others because you are an Email subscriber or SMS subscriber, have made 5+ purchases, or meet other criteria.Congratulations,<h3>QUẢNG BÁ CÁC MÓN HỜI VÀ ƯU ĐÃI TRONG THỜI GIAN GIỚI HẠN.</h3>Hi, customer name,We're always seeking new and better ways to reach even more people with our fantastic assortment of Products/services here at Company Name.I'm delighted to inform you of a special offer available only to Email subscribers, SMS subscribers, Instagram followers, and so on.For the foreseeable future, we are providing offer information on Products/services.We stand behind our high-quality products and services, and sales like these don't happen very often. As a result, now is the ideal time to take the desired action - buy/expand/upgrade/sign up!To begin, have a look at our 'Popular Sale Item/Service,' which is already selling quickly!Best,<h2>PHẦN KẾT LUẬN</h2>Tự động hóa email doanh nghiệp của bạn với sự trợ giúp của các mẫu email trên, bạn có thể chọn một số ứng dụng email như Mailchimp hoặc Avada hoặc Klavio để giúp bạn tối ưu hóa quá trình thiết lập.Để làm hài lòng khách hàng, đừng quên chọn và bán những sản phẩm chất lượng cao. Khi nói đến <a href="https://printway.io/">các sản phẩm in theo yêu cầu</a> hoặc các mặt hàng tùy chỉnh, Printway là lựa chọn tốt nhất, với sự trợ giúp của Printway, người bán hàng trực tuyến có thể dễ dàng thúc đẩy hoạt động kinh doanh của họ trong khi vẫn giữ chi phí hoạt động kinh doanh thấp.Kết nối với chúng tôi càng sớm càng tốt, Printway luôn ở đây để giúp đỡ!

Home Blog